AI leren gebruiken op je werk: waar begin je?

Waarom begin je beter met één taak?

Veel mensen openen een AI-tool, stellen een losse vraag en sluiten hem weer. Het antwoord is aardig, maar het levert in je werk weinig op. Je leert AI pas echt gebruiken als je hem inzet op werk dat je toch al doet.

Kies daarom één taak en oefen daarmee tot het goed gaat. Daarna pak je de volgende. Zo bouw je in een paar weken een set werkwijzen op die je echt gebruikt.

Stap 1: kies een taak die je elke week doet

Een goede eerste taak doe je vaak en bestaat vooral uit tekst. Kies ook iets waarvan je zelf snel ziet of het resultaat klopt.

Voorbeelden:

• Een antwoord schrijven op een mail van een klant
• Aantekeningen van een overleg omzetten naar actiepunten
• Een lang document samenvatten voor een collega
• Een eerste opzet maken voor een offerte, nieuwsbrief of vacaturetekst
• Een tabel of lijst opschonen en ordenen

Begin liever niet met iets waar veel van afhangt, zoals een contract of een financiële berekening. Daar heb je eerst meer ervaring voor nodig.

Stap 2: check wat er mag binnen je organisatie

Voordat je begint, zoek je uit welke AI-tools je werkgever toestaat. Veel organisaties hebben daar afspraken over. Vraag het na bij je leidinggevende of de IT-afdeling als je het niet weet.

Plak geen persoonsgegevens, klantdossiers of vertrouwelijke cijfers in een tool die niet is goedgekeurd. Werk je voor jezelf, lees dan de instellingen van je tool na. Kijk of je kunt kiezen dat je gesprekken niet worden gebruikt om het model te trainen.

Organisaties die AI gebruiken, moeten volgens de AI Act ook iets doen aan de AI-kennis van hun personeel. Volgens de Europese Commissie geldt die regel sinds 2 februari 2025. Een certificaat is daarvoor niet nodig.

Stap 3: geef context, een opdracht en een voorbeeld

De meeste teleurstellingen komen door een te korte vraag. De tool weet niets over jou, je klant of je bedrijf. Dat moet je vertellen.

Een bruikbare opdracht heeft deze onderdelen:

1. Context: wie je bent, voor wie de tekst is en wat er speelt.
2. Opdracht: wat de tool precies moet maken.
3. Vorm: hoe lang, in welke toon, met of zonder opsomming.
4. Voorbeeld: een eerdere tekst van jezelf die goed was.

Een voorbeeld van zo'n opdracht:

Ik ben accountmanager bij een installatiebedrijf. Een klant mailt dat de monteur vandaag niet is gekomen. Schrijf een antwoord van maximaal 120 woorden. Toon: zakelijk en vriendelijk. Bied twee nieuwe afspraakmomenten aan. Hieronder een eerdere mail van mij als voorbeeld van mijn schrijfstijl.

Stap 4: verbeter in gesprek

Het eerste antwoord is zelden meteen goed. Dat hoort erbij. Zeg wat er anders moet: korter, formeler, zonder de laatste alinea. De tool past het aan op basis van wat je al hebt besproken.

Merk je dat je steeds dezelfde verbetering vraagt, zet die dan voortaan in je eerste opdracht. Zo wordt je opdracht elke keer beter.

Stap 5: controleer elke uitkomst

AI-tools schrijven overtuigend, ook als iets niet klopt. Ze kunnen namen, bedragen of bronnen verzinnen. Lees daarom alles na wat je verstuurt of gebruikt.

Let vooral op:

• Feiten, cijfers en data
• Namen van mensen en bedrijven
• Toezeggingen die je zelf niet wilt doen
• Bronnen en links, open ze zelf

Jij blijft verantwoordelijk voor wat je verstuurt. Zie de tool als een collega die snel een eerste versie maakt die jij nakijkt.

Stap 6: bewaar wat werkt

Heb je een opdracht die goede resultaten geeft, sla hem dan op. Een simpel document met je beste opdrachten is genoeg. Geef elke opdracht een naam, zoals "klachtmail beantwoorden" of "overleg naar actiepunten".

Na een paar weken heb je een eigen bibliotheek. Dan hoef je niet elke keer opnieuw te bedenken hoe je iets vraagt. Je plakt je opdracht, vult de details in en bent klaar.

Welke fouten maken beginners vaak?

• Te weinig context geven. Een vraag van één regel geeft een algemeen antwoord.
• Het eerste antwoord accepteren. Vraag door tot het past.
• Alles tegelijk willen. Eén taak goed onder de knie krijgen levert meer op dan tien taken half.
• Niet controleren. Een fout in een mail aan een klant kost meer tijd dan het nalezen.

Hoe leer je het sneller?

Zelf oefenen werkt, maar het kost tijd om uit te vinden wat goed werkt voor jouw taken. Met iemand naast je die meekijkt, ga je sneller. Je ziet direct waar je opdracht beter kan en je oefent op je eigen werk.

Daarvoor is de 1-op-1 AI training bedoeld: drie uur samen aan de slag met taken uit je eigen werk, online via Microsoft Teams of op locatie. Benieuwd hoe zo'n sessie eruitziet, lees dan wat je leert in een AI-training van 3 uur. Kom je de term SI tegen en vraag je je af wat dat is, lees dan wat SI betekent.