AI gebruiken voor e-mail en administratie: praktische voorbeelden

Waarom e-mail en administratie goed passen bij AI

E-mail en administratie bestaan voor een groot deel uit tekst lezen en tekst schrijven. Precies daar is een AI-assistent goed in. Je geeft tekst of een document, en je krijgt een samenvatting, een concept of een overzicht terug.

De Autoriteit Persoonsgegevens (AP) ziet dat ook. In een bericht van 6 augustus 2024 schrijft de AP dat veel mensen op de werkvloer digitale assistenten gebruiken, bijvoorbeeld om vragen van klanten te beantwoorden of grote dossiers samen te vatten. In hetzelfde bericht waarschuwt de AP voor de risico's. Daarover verderop meer.

Hieronder vind je voorbeelden die je zelf kunt uitproberen. Begin met één taak die je vaak doet.

Voorbeeld 1: een lange mailwisseling samenvatten

Kom je terug van vakantie of word je laat in een discussie betrokken? Plak de mailwisseling in je AI-assistent en vraag om een samenvatting.

Een bruikbare opdracht is:

Vat deze mailwisseling samen in vijf regels. Noem daarna welke vragen nog openstaan en wie er op een antwoord wacht.

Door te vragen naar open vragen krijg je meteen je actielijst. Lees de originele mails erbij als het om een belangrijke beslissing gaat. Een samenvatting kan details weglaten.

Voorbeeld 2: een conceptantwoord laten schrijven

Voor mails die vaak terugkomen, laat je de AI een eerste versie schrijven. Geef context mee: wie de ontvanger is, wat je wilt zeggen en welke toon je gebruikt.

Schrijf een kort antwoord op deze mail. Ik kan de afspraak op donderdag niet, wel op vrijdagochtend. Zakelijke toon, maximaal vijf zinnen.

Je krijgt een concept dat je zelf aanpast en verstuurt. Controleer data, bedragen en namen altijd. Een AI-assistent kan details verzinnen die er overtuigend uitzien.

Gebruik je vaak dezelfde soort antwoorden, bewaar dan je beste opdrachten in een document. Dan hoef je ze niet steeds opnieuw te bedenken.

Voorbeeld 3: je inbox sorteren op wat haast heeft

Je kunt een AI ook vragen om een reeks mails in te delen. Bijvoorbeeld in drie groepen: vandaag beantwoorden, deze week beantwoorden en alleen ter info.

Zo'n indeling helpt je om je dag te plannen. Kijk wel zelf even naar de groep met de laagste prioriteit. Een mail die belangrijk is maar rustig geformuleerd, kan daar ten onrechte terechtkomen.

Voorbeeld 4: gegevens uit documenten halen

In de administratie zit veel overtypwerk. Denk aan bedragen en datums van een factuur, of de kernpunten uit een contract. Een AI-assistent kan zulke gegevens uit een document halen en in een vaste opmaak zetten, zoals een tabel.

Haal uit deze factuur de leverancier, het factuurnummer, de datum, het bedrag exclusief btw en het btw-bedrag. Zet het in een tabel. Schrijf "onbekend" als een gegeven ontbreekt.

Die laatste zin is belangrijk. Zonder zo'n instructie kan de AI een ontbrekend veld zelf invullen. Vergelijk de uitkomst daarom altijd met het originele document voordat je iets in je boekhoudpakket zet.

Voorbeeld 5: notulen en actiepunten uitwerken

Heb je aantekeningen van een overleg, dan kan een AI daar nette notulen van maken. Vraag om een vaste indeling: besluiten, actiepunten met eigenaar en deadline, en open punten.

Laat de notulen daarna door een deelnemer van het overleg nalezen. Wie welke taak heeft, moet kloppen voordat je het rondstuurt.

Hoe ga je veilig om met persoonsgegevens?

Mails en administratie bevatten vaak persoonsgegevens, zoals namen en adressen. Daar zit het grootste risico. De AP kreeg volgens het bericht van augustus 2024 meerdere meldingen van datalekken doordat medewerkers persoonsgegevens van bijvoorbeeld patiënten of klanten in een AI-tool invoerden.

De AP noemt twee voorbeelden. Een medewerker van een huisartsenpraktijk voerde tegen de afspraken in medische gegevens van patiënten in. Bij een telecombedrijf voerde een medewerker een bestand met onder meer adressen van klanten in.

Volgens de AP slaan de meeste bedrijven achter zulke tools alle ingevoerde gegevens op. Gebruikt een medewerker de tool tegen de afspraken in en voert hij persoonsgegevens in, dan is dat een datalek. Een melding bij de AP en aan de betrokkenen is dan in veel gevallen verplicht.

Wat de AP adviseert

• Maak als organisatie duidelijke afspraken over het gebruik van AI-tools.
• Maak duidelijk welke gegevens medewerkers wel en niet mogen invoeren.
• Regel eventueel met de aanbieder dat die ingevoerde gegevens niet opslaat.

Werk je een vaste AI-toepassing uit waarin persoonsgegevens worden verwerkt? Op haar themapagina Algoritmes, AI en de AVG schrijft de AP dat je bij projecten met algoritmische systemen en persoonsgegevens een DPIA moet uitvoeren, een beoordeling van de privacyrisico's.

Praktisch voor je dagelijkse werk

Haal namen en andere herleidbare gegevens uit een tekst voordat je hem invoert, als de taak dat toelaat. Voor een samenvatting of een conceptantwoord heb je vaak geen naam of adres nodig. Twijfel je, vraag het dan na bij degene die in je organisatie over privacy gaat.

Zo begin je morgen

Kies één taak uit deze lijst die je elke week doet. Probeer hem drie keer met een AI-assistent en houd bij wat je moest corrigeren. Pas daarna je opdracht aan.

Meer over hoe je zo'n gewoonte opbouwt, lees je in AI leren gebruiken op je werk. Wil je dit samen met een trainer doen, met je eigen mails en documenten als oefenmateriaal? Bekijk dan de 1-op-1 AI training voor professionals. Wat je in zo'n sessie van 3 uur doet, staat in wat je leert in een AI-training.